Meetings Bloody Meetings was ooit een populaire opleidingsfilm van John Cleese waar hij in geheel eigen stijl hilarisch aantoont wat we allemaal wel weten en voelen: "We hate meetings".
En toch hebben we die meetings elke dag en verandert er hier bijzonder weinig aan in bedrijven, terwijl het na e-mail wellicht de grootste verspilling in organisaties is. Wil je dus meer tijd vrijmaken en wat meer ademruimte creëren in je organisatie, neem die bloody meetings dan eens serieus onder de loep.
WHY oh why? Stel jezelf de vraag waarom je die meeting gaat houden.
Geef toe, we zitten vaak in een automatische versnelling, waarbij we van de éne meeting naar de andere rennen, onderweg tussen twee zalen snel slurpend van onze afgekoelde koffie en tegelijkertijd de agendapunten doornemend, hopend dat je hiermee voldoende voorbereid bent.
Wat we vergeten is de vraag te stellen waarom die meeting überhaupt plaats vindt en waarom je daar zelf verwacht wordt (tenzij je de meeting zelf geïnitieerd hebt uiteraard).
STOP zichzelf herhalende vergaderingen (recurrent meetings)
Dit zijn vaak de grootste verspillers. Uit gewoonte komen mensen wekelijks samen om te praten rond de gang van zaken. De agenda is in jaren niet meer echt bekeken en ook de deelnemerslijst is met de jaren gegroeid. Het is wel gezellig en je bent er meteen weer op de hoogte van alles. Dit zijn de gevaarlijkste meetings, want ze zijn een deel van de cultuur geworden en verandering eraan stuit op hevige weerstand.
Als het enigszins kan, vermijd deze wederkerende meetings. Wil je een wekelijkse update van iets, zorg er dan voor dat dit op een korte en krachtige manier kan gebeuren (bijvoorbeeld rechtstaand) en plan als onderdeel van de vergaderagenda regelmatig een evaluatie van de vergadering zelf in.
EVALUEER je vergadersysteem regelmatig.
Plan een jaarlijkse evaluatie van je vergaderingen in. Je zal wellicht toch een nieuwe kalender opstellen om zalen vast te leggen en tijd te boeken bij mensen, dan kan je meteen ook je meetings checken op een aantal criteria: het waarom van de meeting, de objectieven, de manier waarop we vergaderen, het aantal deelnemers en welke rollen moeten aanwezig zijn, de ideale duurtijd van de meeting…
Denk na over de VORM van je vergaderingen.
Waarom je een vergadering organiseert is het meest cruciale element om te overwegen, maar ook de manier waarop je vergadert kan een serieuze impact hebben op de productiviteit van je meetings. Al overwogen om rechtstaand of al wandelend te vergaderen? Volgens een legende gaf Aristoteles wandelend les. Waarom zou vergaderen ook niet wandelend kunnen of een evaluatie met je baas doen? Met grote groepen is dit wellicht wat moeilijker, maar meetings tussen 2-4 mensen kunnen evengoed op een wandelpad in het bos gebeuren als in een slecht ontluchte vergaderzaal. Probeer het eens!
RECHTSTAAND vergaderen helpt dan weer om vergaderingen kort en krachtig te houden.
Een beetje vreemde gedachte misschien als je nog nooit rechtstaand vergaderd hebt, maar het werkt wel echt effectief als je een korte toelichting wilt geven of wekelijks bijvoorbeeld de voortgang van een project wilt opvolgen met je team. Mensen staan niet graag heel lang recht, dus houdt iedereen (wel, de meeste mensen toch) het kort in zijn toelichtingen. Bovendien bevordert het rechtstaan de bloedcirculatie en dus ook de energie, waardoor iedereen meer aandachtig blijft dan in een zittende meeting. Al afgevraagd waarom stand-up comedians rechtstaan?
Je kan ook een meeting hebben in de koffiehoek van je bedrijf of in een koffiebar om de hoek. Het geroezemoes zorgt bovendien voor een stemming die de creativiteit schijnt te bevorderen.
Als je een koffie neemt in je organisatie en afspreekt met je vergadergenoot dat jullie vergaderen over de duur van één of twee kopjes koffie, dan dwingt het jullie gefocust te blijven.
Maak je meetings KORTER dan de officiële tijdsduur.
Een laatste tip als je de voorzitter van de vergadering brengt: zorg ervoor dat je sneller de vergadering beëindigd dan in de agenda van de mensen voorzien is. Je zal vrienden maken! Meer en meer, vooral kleine, bedrijven kiezen resoluut voor vergaderingen van maximum één uur en liefst nog korter. Cleverwood, waarover we het in het bericht "Cleverwood, de Belgische e-mail busters" hadden, is zo'n voorbeeld. Zij beperken hun vergaderingen tot één uur. Ook Sam de Decker, oprichter van webbedrijf Metropoly, zweert bij meetings van maximum een uur. Zijn er toch nog openstaande punten, dan wordt dit verplaatst naar een volgende vergadering op een ander moment. Onderbreking van een meeting kan trouwens een tactiek op zich zijn, zoals ook de laatste tip aantoont.
DOORBREEK de routine.
Dit is misschien wel de belangrijkste tip voor betere, productievere en leukere vergaderingen. William James, een Amerikaans filosoof en psycholoog die de Europese psychologie naar de VS bracht, raadde mensen aan om nieuw leven in te blazen in saaie activiteiten door de routine te doorbreken. Dat geldt zeker ook voor meetings! Dat kan je doen door de meeting af te breken, door die op andere locaties te laten doorgaan, in andere vormen, andere tijdsduur of andere mensen. Verandering van spijs doet immers eten!
