Waarom Time Management je verwijdert van je doel.

Time Management vs Time Leadership

Vaak wordt Management vergeleken met Leiderschap. Zo is er de bekende quote van Peter Drucker die zegt: "Management is doing things right; leadership is doing the right things". 

Hoe zou dat zijn met Time Management versus Time Leadership, vroeg ik me af. Time Management is natuurlijk een breed begrip, waarin ook soms Time Leadership of Personal Leadership inzichten verwerkt zijn. Soms is Time Management echter puur focus op efficiëntie en dan spreek je ook van 'doing things right': sneller en efficiënter werken, meer gedaan krijgen binnen dezelfde tijd.

Als je je puur op efficiëntie richt ga je je e-mails, social media updates, post, meetings, informatie, gesprekken, projecten in je agenda proppen en methodes toepassen die je meer van dat doen gedaan krijgen in dezelfde tijdsspanne.In dit geval spreek je letterlijk van een 'PUSH' in je agenda. Je gaat wel wat schrappen, je gaat taken delegeren en je gaat je tijd efficiënter organiseren, allemaal nuttige zaken, maar je blijft met een lange actielijst zitten, die doorheen de dag slinkt en tegelijk weer aangroeit. Er lijkt geen einde aan te komen. 

Bij Time Leadership ga je naar een 'PULL' strategie, je kiest en trekt als het ware een aantal activiteiten uit het totaal aan zaken die je kan of moet ondernemen. Time Leadership gaat over het maken van de juiste keuzes en het toepassen van methodes die je effectief houden of productiever maken in tijden van continue verandering, digitalisering en overvloed aan informatie. Je maakt een keuze in functie van wat je wilt verwezenlijken in je werk of leven, je definieert hoe die toekomst eruit moet zien en gaat die vormgeven doorheen je dagelijkse beslissingen. Beslis je om alles aan te pakken en nergens nee op te zeggen, dan ga je er veel langer over doen om je doel te bereiken of er zelfs helemaal niet geraken. In zo'n geval verwijdert Time Management je zelfs van je doel. Dan doe je wat je kan doen. Je doet veel en je doet het snel, maar je voelt je vaak nog onvoldaan.  Maak je de keuze te focussen op die activiteiten die je echt richting je doel brengen, en laat je de andere zaken (even) los, dan maak je keuzes die je doel beter helpen verwezenlijken. Dan doe je waar je voor kiest. Dat vergt echter de kunst los te laten (kiezen is niet verliezen) en de kunst vertrouwen te hebben dat je de goede keuzes maakt. 

De keuze maken tussen activiteiten in je agenda 'pushen' of enkele activiteiten uit de overvloed 'pullen' is beslissen waar je voor gaat: 'Do what you can' of 'Do what you choose for'. Aan jou de keuze.

Je hebt net zoveel tijd als Richard Branson en Muhhamad Yunus.

Het gaat om keuzes maken, beste vrienden.


Richard Branson en Muhhamad Yunus beschikken ook over 24 uur per dag, net als jij. Ze beschikken niet over een wondermiddeltje dat meer tijd giet in hun leven.
Je kan de tijd niet onder controle brengen, de tijd tikt rustig verder, wat je ook doet. Wat je wel kan controleren, zijn je keuzes. Elke dag nemen we beslissingen over wat we doen met onze tijd. We hebben vele verplichtingen die misschien niet als een keuze aanvoelen, maar toch heb je meer in de hand dan je denkt. We zeggen ja of we zeggen nee. Kijk naar de keuzes die je maakt doorheen je dag en week. Zijn dat activiteiten die je dichter bij je doel brengen of kies je ervoor je tijd te verspillen aan activiteiten met lage prioriteit?

Pas je keuzes aan aan de tijd die je hebt en niet omgekeerd. Op die manier word je effectiever, omdat je bewuster gaat werken aan een aantal activiteiten die je uitgekozen hebt omwille van hun belangrijkheid en niet omwille van de toevallige plaats op je to do lijstje of in je gedachten.

Een olifant op de weg.

Tot zover wat we weten, maar hoe passen we dat nu toe?
Vele systemen zijn al bedacht en uitgewerkt, het éne al wat gemakkelijker dan het andere, maar bij het gros van de systemen voelt het alsof je eerst een olifant over je schouders moet tillen vooraleer je aan de slag kan gaan. Als je verandering wilt brengen in je manier van werken, tracht dan te zoeken naar eenvoudige manieren om dat te doen. Wat niet wilt zeggen dat verandering altijd vanzelf gaat, wel dat verandering sneller gaat als je een aantal drempels wegneemt en de essentie tracht aan te pakken.

Die essentie kunnen we vinden door een een belangrijke vraag te stellen.

Wat zorgt ervoor dat we moeite hebben met keuzes maken?


We kennen onze prioriteiten in het leven niet.

Als je niet weet wat belangrijk is en waarvoor je doet wat je doet, zal je nooit keuzes kunnen maken en je dagen vullen met aanmodderen en doelloosheid. Daar is eenvoudig wat aan te doen: bepaal je prioriteiten. Als er al één wondermiddel bestaat (waar Branson en Yunus wel degelijk over beschikken), dan is het 'je waarom' kennen.

Bepaal wat belangrijk voor je is, wat je waarden zijn in het leven, waar je voorrang aan wilt geven. Voor de éne zijn dat de kinderen, voor de andere is dat gezondheid, voor de derde is dat een mooie carrière uitbouwen. Wat het ook is, bepaal je prioriteiten in orde van belangrijkheid. Daar begint het mee. 

Zijn je kinderen bijvoorbeeld echt eerste prioriteit dan zal je, op het moment dat er een keuze moet gemaakt worden tussen een bedrijfsuitje en een activiteit met de kinderen, de beslissing duidelijker kunnen maken. Waarmee niet gezegd is dat die keuze altijd gemakkelijk is of altijd éénduidig kan gemaakt worden. Het maakt je wel bewuster van je keuzes en laat je toe een goede keuze te maken. 

Dus bepaal helder je 'waarom' en maak keuzes die deze intentie ondersteunen.

We kunnen de knoop niet doorhakken.

Vaak hebben we een aantal verschillende prioriteiten in het leven die met elkaar kunnen conflicteren. Zo kunnen je kinderen bovenaan het (tijds)prioriteitenlijstje staan, samen met je carrière. Dan weet je dat er conflicten kunnen ontstaan en juist tijdens deze conflicten is het moeilijk de knoop door te hakken. 

Ook kan je bezig zijn met verschillende projecten die even impactvol en belangrijk zijn en die je beide een warm hart toedraagt, dan kan het ook moeilijk zijn de focus te bepalen en de knoop door te hakken.

Gelukkig zijn er meerdere dagen in een week en jaar en volstaat het vaak de projecten op het werk of de activiteiten buiten het werk te spreiden zodat je verschillende prioriteiten goed aan bod komen. 

Soms echter valt het op hetzelfde moment en dan moeten we toch een keuze maken. Hier is een eenvoudige oplossing voor: kop of munt. Bepaal welk project kop is en welk munt en neem vrede met het resultaat. Begin je voor jezelf argumenten te verzinnen om toch het andere project eerst te doen, doe dat dan en neem daar vrede mee. De keuze moet gemaakt worden.


We kennen onze keuzes wel, maar worden continu afgeleid.

Je begint met een duidelijk plan aan je werkdag, per anderhalf uur weet je wat je gaat doen en vervolgens word je afgeleid en voor je het weet is er weer een halve dag voorbij. Dat komt omdat we ons laten afleiden. De éne keer door een leuk gesprek dat echter veel te lang duurt, de andere keer door een leuk artikel op internet of een leuk interview op de radio.

Rond je gesprek af, mail jezelf dat artikel om het later te lezen, beluister dat radioprogramma op een later moment. De digitalisering heeft ervoor gezorgd dat we meer informatie over ons heen krijgen dan ooit, maar tegelijkertijd heeft het ervoor gezorgd dat we beter de tijd en plaats van alles wat we doen kunnen bepalen. Maak er dan ook gebruik van.

Een andere tip is je omgeving aan te passen aan het werk dat je moet doen. Wil je een artikel schrijven of ideeën bedenken, dan kan je bijvoorbeeld in een rustig cafeetje zonder WIFI gaan werken. Wil je veel mails beantwoorden in korte tijd, dan kan een koptelefoon met aangepaste muziek je de nodige boost geven. 

Doe bovendien wat je kan doen waar je toevallig bent. Zit je in het vliegtuig, dan is lezen of schrijven een uitstekende activiteit. Sta je in de file, dan kan je al je noodzakelijke telefoontjes plegen. Wachtend bij de tandarts, kan je via je smartphone je sociale netwerken onderhouden. 


We stellen werken aan belangrijke zaken uit.

Uit onderzoek blijkt dat we bijna 70 minuten (!) per dag verliezen door uitstelgedrag. Dralen om de telefoon te nemen en dat vervelende gesprek te houden, wachten tot je echt zin hebt om die saaie mail op te stellen, veel te lang nadenken vooraleer je baas te vragen om salarisopslag. Vooral minder aangename taken stellen we met plezier uit, niet wetende dat het de hele dag energie vreet en zo onze productiviteit omlaag haalt. 

Voor kleine, onplezierige taken geldt een vrij eenvoudige regel: 'Eat that frog', eet die verdomde kikker op vooraleer al je kostbare tijd aan zijn kleverige tong blijft hangen. Alles wat je snel kan doen, doe je meteen. Alle onaangename taken die moeten gebeuren en wat meer tijd in beslag nemen, delegeer je of plan je in, bijvoorbeeld kort na de lunch wanneer je je toch minder fit voelt.

Doch ook belangrijke taken durven we op de lange baan schuiven. Soms omdat we ze niet graag doen, maar vooral omdat ze wat meer tijd in beslag nemen of wat moeilijker zijn en een inloopperiode nodig hebben vooraleer je het gevoel hebt dat je progressie maakt. Er is altijd wel een banale activiteit vermomd in een VIP-avondjurk vol toeters en bellen die je aandacht wegneemt van de echt belangrijke taken. Tracht die VIP's te herkennen, ze blinken op je smartphone telkens één van je vrienden iets leuk vindt, ze springen op en neer aan je bureau wanneer het leven van een collega op het spel lijkt te staan, ze laten je geloven dat je wat mist als je niet met hen in die cruciale vergadering zit...

Een eenvoudige tip: plan je echte VIP-tijd in. Zet het zo letterlijk in je agenda: één of meerdere blokken VIP-tijd per dag, gewoon met jezelf of enkele mensen waarmee je aan je doel kan werken. 



We zijn bang voor onze keuzes. 

Een keuze maken betekent expliciet dat je kiest voor het éne en het andere niet doet of later doet. Kiezen voelt dan een beetje als verliezen. Maar meer dan dat nog, zijn we bang om te falen. Als we werken aan iets dat belangrijk voor ons is, dan maken we onszelf ook meer kwetsbaar en krijgen we angst om het verkeerd te doen, dus stellen we uit of beginnen we er gewoon niet aan. Ons laten leiden door de toevalligheden van de dag is gemakkelijker dan kiezen voor het echte werk, en vooral veiliger, want dan hebben wij de beslissing niet genomen en actief gekozen om te doen wat we doen. 

Niet kiezen is echt verliezen. Op korte termijn lijkt het minder energie te vergen om ons te laten leiden door anderen. Jezelf leiden en bewuste keuzes maken is echter de enige manier om zinvol werk te leveren en tevreden te zijn. Daartoe dienen we onze kwetsbaarheid te aanvaarden en los te laten. Falen is relatief. Niet proberen is misschien wel het echte falen.






20 seconden van verandering.


Iedereen heeft wel al eens een opleiding gehad of een boek gelezen rond Time Management, gevolgd door vele goede voornemens om veranderingen in onze aanpak te brengen. En vervolgens gebeurde er weinig of niets.

Dan concluderen we al snel dat die opleidingen en boeken maar tijdsverspilling zijn en we beter gewoon terug aan het werk kunnen gaan. Het komt uiteindelijk allemaal toch neer op gezond verstand.

Diegenen die het luidste roepen dat ze het allemaal al weten en geen tijd hebben om verder te luisteren, zijn vaak de mensen die het advies misschien het hardst nodig hebben. 
Iemand die roept: 'Het is toch logisch dat je doelen stelt, dat doet iedereen toch' en vervolgens doelloos door het leven gaat. 'Ja, natuurlijk moet je oppassen met je privacy op Facebook' en vervolgens zijn instellingen openbaar laat. Zo'n persoon kennen we allemaal wel en zo'n persoon....tja, zijn we ook allemaal.

Elk van ons heeft wel zaken waarover je een duidelijke mening hebt, maar die je zelf niet in de praktijk brengt. Zoals je kinderen preken elke dag een stuk fruit en veel groenten te eten en het zelf regelmatig overslaan. Weten dat je wat vaker moet sporten en het telkens weer uitstellen. Zeggen dat je veel meer energie krijgt als je je tv-avond vervangt door een andere activiteit en vervolgens elke avond languit voor het scherm hangen met de tablet op de schoot....

Gezond verstand is niet gelijk aan gezond handelen. It's all in the action, you know.

En in volhouden. Goede voornemens zijn lastig vol te houden. Onderzoek wijst uit dat je een maand nodig hebt vooraleer een nieuw aangeleerde handeling een gewoonte wordt. Zolang houden we onze nieuwjaarsvoornemens vaak niet eens vol. Doch, heel af en toe, veranderen we ons gedrag.

Wat maakt dan het verschil? 
Ik heb er geen pasklaar antwoord voor, sorry. Wel een paar zaken die voor mij gewerkt hebben (en begrijp me niet verkeerd, ik doe ook veel pogingen en soms lukt het eens):

  • Concentreer je op veranderingen die je echt wilt verwezenlijken: zonder sterke interne motivatie wordt het lastig
  • Beperk je tot 1 verandering tegelijkertijd en zorg ervoor dat het een gewoonte is geworden vooraleer over te gaan tot een andere gewoontevorming
  • Faciliteer de verandering die je wilt verwezenlijken: kies het pad van de minste weerstand en zorg ervoor dat je obstakels wegneemt. 


Een voorbeeld om het te illusteren. Een jaar geleden deed ik een nieuwe poging om regelmatig te gaan joggen. Voordien had ik ook al pogingen ondernomen, want het zou gezond voor me zijn en goed voor mijn conditie (hmm...lijn). Pogingen gestopt. Tot er een sterkere interne motivatie kwam. Ik was na 20 jaar terug beginnen tennissen en merkte dat mijn conditie niet goed genoeg was om het spel te spelen dat ik wilde. Dus begon ik tweemaal per week te joggen. In mijn agenda plande ik het joggen zo in. Goede voornemens, goede planning. Op de dag zelf kwam het er vaak niet van. Uitstel tot de middag, uitstel tot de avond, afstel... Tot ik mijn kledij begon klaar te leggen op de plek waar ik mijn werkkledij normaal klaar leg en de loopschoenen aan de voordeur. Op die manier gaf ik het stemmetje in mijn hoofd dat 's morgens weer om uitstel smeekte veel minder de ruimte. Het werkt niet altijd, maar meestal wel en een jaar later jog ik nog steeds tweemaal per week en haal ik die balletjes aan het net zonder probleem.

Een goede stelregel die me daarbij hielp, las ik ooit in één van die Time Managementboeken: de 20seconden regel: zorg ervoor dat alles wat je wilt vermijden méér dan 20seconden in beslag neemt (bijvoorbeeld de chips niet in huis halen of in een kast waarvoor je een ladder nodig hebt) en dat wat je méér wilt doen minder dan 20seconden in beslag neemt, zoals een appel alvast wassen en op je bureau uitstallen zodat je geen moeite moet doen, of het zichtbaar klaarleggen van je sportkledij. Ideaal zou het gebruik van een soort sportpyjama zijn, die ik de avond van tevoren al zou kunnen aandoen, maar die bestaat nog niet, ik heb er al naar gezocht....




Hoe zou jij 'The Monk Mode' vormgeven?




Gisteren las ik over het concept 'The Monk Mode', een aanpak om je te kunnen focussen op je belangrijke werk. Het komt erop neer dat je jezelf afsluit van de wereld voor een bepaalde periode. Dat kan variëren van anderhalf uur per dag tot een aantal dagen per maand of per jaar, afhankelijk van je doel en je voorkeuren. 

We worden dagelijks gebombardeerd door duizenden granaten gevuld met informatie van allerlei soort, het éne al wat relevanter dan het andere. Als we geen afzonderlijk kantoor hebben en werken in een open office, worden we bovendien permanent afgeleid door mensen die langslopen en een praatje komen doen of een vraag hebben, de telefoon die gaat bij ons of bij de collega, iemand die in een rotvaart voorbij komt rennen grijpend naar het document dat nog dampend naast de printer ligt, omdat de klant meteen een antwoord wenst. 

Een open kantoor heeft zeker zijn voordelen voor samenwerking en creëert een gevoel van ruimte, doch de ruimte in ons hoofd en in onze aandacht kan erdoor verkleinen. In deze context kan de Monk Mode een oplossing bieden: even een ruimte opzoeken waar je ongestoord kan werken, of de voormiddag van thuis uit werken als je dat kan. Ikzelf werk nu vaak van thuis uit en dan kan je redelijk ongestoord doorwerken aan iets. Mijn uitdaging ligt nu eerder in het regelmatig opzoeken van beweging, geluid en sociaal contact tijdens de dag. Voorheen werkte ik in een open office en zocht ik tijd en ruimte om door te werken aan projecten. Dit stond in mijn agenda ingepland en dan boekte ik een ruimte voor mezelf of mijn team of werkte van thuis uit. 

Nog enkele andere tips als je die ruimte niet kan creëren: 

Gebruik oortelefoontjes als signaal dat je bezig bent. 
Soms kan je niet weg van je bureau en als je dan ongestoord wilt werken in een open kantoor, kunnen oortelefoontjes de redding zijn. Je kan je favoriete muziek draaien (sommige mensen worden productiever met achtergrondmuziek), maar een hoofdtelefoon zonder muziek kan ook het signaal afgeven dat je bezig bent. Het zal in ieder geval veel mensen tegenhouden je te storen. Ook ken ik iemand die zijn pet opzet wanneer hij niet gestoord wilt worden en iemand anders heeft een vlaggetje op de computer bevestigd: als dat recht staat, wilt hij met rust gelaten worden. Zoek een visueel teken en leg uit aan je collega's wat je daarmee wilt bereiken.

Snoer de mond van je social media. 
Tegenwoordig word je, als je niet oplet, meer gestoord door berichten op je social media kanalen, dan door mensen rondom je. Zorg ervoor dat tijdens je werkblokken die kanalen zwijgen, met andere woorden tracht zoveel als mogelijk offline te werken, of zorg ervoor dat al je tabs toe zijn en je smarphone op stil staat. Wil je toch bereikbaar zijn voor sommige mensen, dan kan je dat instellen op je telefoon, zodat enkel dat signaal doorkomt wanneer je hard aan het werk bent.

Zet je e-mail op 'Out of Reach' stand voor een bepaalde tijd.
We verwachten met z'n allen meteen antwoord op e-mails tegenwoordig en snakken soms naar de tijd dat de post ons enkele dagen respijt gaf vooraleer we een reactie mochten ontvangen. Die tijden zijn voorbij en dat vraagt nieuwe oplossingen. Er zijn heel wat apps op de markt die je kunnen helpen je e-mails beter te beheren, maar eenvoudig je out-of-office instellen kan al voldoende zijn.

Zo heeft Tim Ferriss, de auteur van "Four Hours Work Week" volgende tekst in zijn automatisch antwoord verwerkt:

“Hi all…
In an effort to increase productivity and efficiency I am beginning a new personal email policy. I’ve recently realized I spend more time shuffling through my inbox and less time focused on the task at hand. It has become an unnecessary distraction that ultimately creates longer lead times on my ever-growing ‘to do’ list.
Going forward I will only be checking/responding to email at 11a and 4p on weekdays. I will try and respond to email in a timely manner without neglecting the needs of our clients and brand identity.
If you need an immediate time-sensitive response… please don’t hesitate to call me. Phones are more fun anyways.
Hopefully this new approach to email management will result in shorter lead times with more focused & creative work on my part. Cheers & here’s to life outside of my inbox! “
Pas het wat aan naar je eigen gevoel en normen en je bent vertrokken. 

Ga vroeg werken (of zeer laat). 
Als je als eerste op je werk bent en je bent een ochtendmens dat zeer veel gedaan krijgt op korte tijd voor de anderen toekomen, dan kan je best vroeg opstaan en die ongestoorde tijd gebruiken voor je belangrijke werk. Het is natuurlijk ook een goede oplossing om de files te vermijden en zo spaar je veel tijd uit. De hamvraag is dan wel of je ook tijdig kan vertrekken 's avonds, anders ben je uiteindelijk nog drukker in de weer. Voor de avondmens geldt uiteraard het omgekeerde. 

Maak een afspraak met je baas om anders te gaan werken. 
Geef toe, 's morgens een uur in de file staan en 's avonds ook, het vergt wat van een mens. Moe vooraleer je de werkdag begint, omdat je al een halve dagtaak achter de rug hebt met kinderen klaarmaken en naar school doen, aanschuiven in het dagelijkse treintje van wagens, piekerend over het te laat komen op de eerste vergadering.... het zijn allemaal zaken die ook anders kunnen. Niet dat je meteen kan kiezen om de school af te schaffen, maar je kan wel ruimte en rust creëren door met je baas of personeelsdienst andere afspraken te gaan maken. Flexibele werktijden zijn daar een goed voorbeeld van. Deze zijn vaak echter beperkt in tijd, namelijk tussen 7u en 9u30u beginnen, wat natuurlijk al iets kan helpen, maar toch niet helemaal. Afspreken dat je eerst in Monk Mode aan je project werkt en na de spits vertrekt en beschikbaar bent tijdens bepaalde uren, kan je heel ver brengen in een verbetering van je ritme. Dit vergt natuurlijk vertrouwen van de werkgever en duidelijke afspraken.

Dit zijn allemaal logische tips, waarvan de éne voor jou beter zal werken dan de andere, maar ik ben vooral benieuwd naar andere voorbeelden hoe je de Monk Mode kan invullen. Doe je zelf iets dat werkt of heb je voorbeelden van anderen? Dank je voor het delen hier of op onze Facebook pagina.