Hoe zou jij 'The Monk Mode' vormgeven?




Gisteren las ik over het concept 'The Monk Mode', een aanpak om je te kunnen focussen op je belangrijke werk. Het komt erop neer dat je jezelf afsluit van de wereld voor een bepaalde periode. Dat kan variëren van anderhalf uur per dag tot een aantal dagen per maand of per jaar, afhankelijk van je doel en je voorkeuren. 

We worden dagelijks gebombardeerd door duizenden granaten gevuld met informatie van allerlei soort, het éne al wat relevanter dan het andere. Als we geen afzonderlijk kantoor hebben en werken in een open office, worden we bovendien permanent afgeleid door mensen die langslopen en een praatje komen doen of een vraag hebben, de telefoon die gaat bij ons of bij de collega, iemand die in een rotvaart voorbij komt rennen grijpend naar het document dat nog dampend naast de printer ligt, omdat de klant meteen een antwoord wenst. 

Een open kantoor heeft zeker zijn voordelen voor samenwerking en creëert een gevoel van ruimte, doch de ruimte in ons hoofd en in onze aandacht kan erdoor verkleinen. In deze context kan de Monk Mode een oplossing bieden: even een ruimte opzoeken waar je ongestoord kan werken, of de voormiddag van thuis uit werken als je dat kan. Ikzelf werk nu vaak van thuis uit en dan kan je redelijk ongestoord doorwerken aan iets. Mijn uitdaging ligt nu eerder in het regelmatig opzoeken van beweging, geluid en sociaal contact tijdens de dag. Voorheen werkte ik in een open office en zocht ik tijd en ruimte om door te werken aan projecten. Dit stond in mijn agenda ingepland en dan boekte ik een ruimte voor mezelf of mijn team of werkte van thuis uit. 

Nog enkele andere tips als je die ruimte niet kan creëren: 

Gebruik oortelefoontjes als signaal dat je bezig bent. 
Soms kan je niet weg van je bureau en als je dan ongestoord wilt werken in een open kantoor, kunnen oortelefoontjes de redding zijn. Je kan je favoriete muziek draaien (sommige mensen worden productiever met achtergrondmuziek), maar een hoofdtelefoon zonder muziek kan ook het signaal afgeven dat je bezig bent. Het zal in ieder geval veel mensen tegenhouden je te storen. Ook ken ik iemand die zijn pet opzet wanneer hij niet gestoord wilt worden en iemand anders heeft een vlaggetje op de computer bevestigd: als dat recht staat, wilt hij met rust gelaten worden. Zoek een visueel teken en leg uit aan je collega's wat je daarmee wilt bereiken.

Snoer de mond van je social media. 
Tegenwoordig word je, als je niet oplet, meer gestoord door berichten op je social media kanalen, dan door mensen rondom je. Zorg ervoor dat tijdens je werkblokken die kanalen zwijgen, met andere woorden tracht zoveel als mogelijk offline te werken, of zorg ervoor dat al je tabs toe zijn en je smarphone op stil staat. Wil je toch bereikbaar zijn voor sommige mensen, dan kan je dat instellen op je telefoon, zodat enkel dat signaal doorkomt wanneer je hard aan het werk bent.

Zet je e-mail op 'Out of Reach' stand voor een bepaalde tijd.
We verwachten met z'n allen meteen antwoord op e-mails tegenwoordig en snakken soms naar de tijd dat de post ons enkele dagen respijt gaf vooraleer we een reactie mochten ontvangen. Die tijden zijn voorbij en dat vraagt nieuwe oplossingen. Er zijn heel wat apps op de markt die je kunnen helpen je e-mails beter te beheren, maar eenvoudig je out-of-office instellen kan al voldoende zijn.

Zo heeft Tim Ferriss, de auteur van "Four Hours Work Week" volgende tekst in zijn automatisch antwoord verwerkt:

“Hi all…
In an effort to increase productivity and efficiency I am beginning a new personal email policy. I’ve recently realized I spend more time shuffling through my inbox and less time focused on the task at hand. It has become an unnecessary distraction that ultimately creates longer lead times on my ever-growing ‘to do’ list.
Going forward I will only be checking/responding to email at 11a and 4p on weekdays. I will try and respond to email in a timely manner without neglecting the needs of our clients and brand identity.
If you need an immediate time-sensitive response… please don’t hesitate to call me. Phones are more fun anyways.
Hopefully this new approach to email management will result in shorter lead times with more focused & creative work on my part. Cheers & here’s to life outside of my inbox! “
Pas het wat aan naar je eigen gevoel en normen en je bent vertrokken. 

Ga vroeg werken (of zeer laat). 
Als je als eerste op je werk bent en je bent een ochtendmens dat zeer veel gedaan krijgt op korte tijd voor de anderen toekomen, dan kan je best vroeg opstaan en die ongestoorde tijd gebruiken voor je belangrijke werk. Het is natuurlijk ook een goede oplossing om de files te vermijden en zo spaar je veel tijd uit. De hamvraag is dan wel of je ook tijdig kan vertrekken 's avonds, anders ben je uiteindelijk nog drukker in de weer. Voor de avondmens geldt uiteraard het omgekeerde. 

Maak een afspraak met je baas om anders te gaan werken. 
Geef toe, 's morgens een uur in de file staan en 's avonds ook, het vergt wat van een mens. Moe vooraleer je de werkdag begint, omdat je al een halve dagtaak achter de rug hebt met kinderen klaarmaken en naar school doen, aanschuiven in het dagelijkse treintje van wagens, piekerend over het te laat komen op de eerste vergadering.... het zijn allemaal zaken die ook anders kunnen. Niet dat je meteen kan kiezen om de school af te schaffen, maar je kan wel ruimte en rust creëren door met je baas of personeelsdienst andere afspraken te gaan maken. Flexibele werktijden zijn daar een goed voorbeeld van. Deze zijn vaak echter beperkt in tijd, namelijk tussen 7u en 9u30u beginnen, wat natuurlijk al iets kan helpen, maar toch niet helemaal. Afspreken dat je eerst in Monk Mode aan je project werkt en na de spits vertrekt en beschikbaar bent tijdens bepaalde uren, kan je heel ver brengen in een verbetering van je ritme. Dit vergt natuurlijk vertrouwen van de werkgever en duidelijke afspraken.

Dit zijn allemaal logische tips, waarvan de éne voor jou beter zal werken dan de andere, maar ik ben vooral benieuwd naar andere voorbeelden hoe je de Monk Mode kan invullen. Doe je zelf iets dat werkt of heb je voorbeelden van anderen? Dank je voor het delen hier of op onze Facebook pagina.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen