Je hebt net zoveel tijd als Richard Branson en Muhhamad Yunus.

Het gaat om keuzes maken, beste vrienden.

Richard Branson en Muhhamad Yunus beschikken ook over 24 uur per dag, net als jij. Ze beschikken niet over een wondermiddeltje dat meer tijd giet in hun leven.
Je kan de tijd niet onder controle brengen, de tijd tikt rustig verder, wat je ook doet. Wat je wel kan controleren, zijn je keuzes. Elke dag nemen we beslissingen over wat we doen met onze tijd. We hebben vele verplichtingen die misschien niet als een keuze aanvoelen, maar toch heb je meer in de hand dan je denkt. We zeggen ja of we zeggen nee. Kijk naar de keuzes die je maakt doorheen je dag en week. Zijn dat activiteiten die je dichter bij je doel brengen of kies je ervoor je tijd te verspillen aan activiteiten met lage prioriteit?

Pas je keuzes aan aan de tijd die je hebt en niet omgekeerd. Op die manier word je effectiever, omdat je bewuster gaat werken aan een aantal activiteiten die je uitgekozen hebt omwille van hun belangrijkheid en niet omwille van de toevallige plaats op je to do lijstje of in je gedachten.

Een olifant op de weg.

Tot zover wat we weten, maar hoe passen we dat nu toe?

Vele systemen zijn al bedacht en uitgewerkt, het éne al wat gemakkelijker dan het andere, maar bij het gros van de systemen voelt het alsof je eerst een olifant over je schouders moet tillen vooraleer je aan de slag kan gaan. Als je verandering wilt brengen in je manier van werken, tracht dan te zoeken naar eenvoudige manieren om dat te doen. Wat niet wilt zeggen dat verandering altijd vanzelf gaat, wel dat verandering sneller gaat als je een aantal drempels wegneemt en de essentie tracht aan te pakken.

Die essentie kunnen we vinden door een een belangrijke vraag te stellen.

Wat zorgt ervoor dat we moeite hebben met keuzes maken?

We kennen onze prioriteiten in het leven niet.

Als je niet weet wat belangrijk is en waarvoor je doet wat je doet, zal je nooit keuzes kunnen maken en je dagen vullen met aanmodderen en doelloosheid. Daar is eenvoudig wat aan te doen: bepaal je prioriteiten. Als er al één wondermiddel bestaat (waar Branson en Yunus wel degelijk over beschikken), dan is het 'je waarom' kennen.

Bepaal wat belangrijk voor je is, wat je waarden zijn in het leven, waar je voorrang aan wilt geven. Voor de éne zijn dat de kinderen, voor de andere is dat gezondheid, voor de derde is dat een mooie carrière uitbouwen. Wat het ook is, bepaal je prioriteiten in orde van belangrijkheid. Daar begint het mee. 

Zijn je kinderen bijvoorbeeld echt eerste prioriteit dan zal je, op het moment dat er een keuze moet gemaakt worden tussen een bedrijfsuitje en een activiteit met de kinderen, de beslissing duidelijker kunnen maken. Waarmee niet gezegd is dat die keuze altijd gemakkelijk is of altijd éénduidig kan gemaakt worden. Het maakt je wel bewuster van je keuzes en laat je toe een goede keuze te maken. 

Dus bepaal helder je 'waarom' en maak keuzes die deze intentie ondersteunen.

We kunnen de knoop niet doorhakken.

Vaak hebben we een aantal verschillende prioriteiten in het leven die met elkaar kunnen conflicteren. Zo kunnen je kinderen bovenaan het (tijds)prioriteitenlijstje staan, samen met je carrière. Dan weet je dat er conflicten kunnen ontstaan en juist tijdens deze conflicten is het moeilijk de knoop door te hakken. 

Ook kan je bezig zijn met verschillende projecten die even impactvol en belangrijk zijn en die je beide een warm hart toedraagt, dan kan het ook moeilijk zijn de focus te bepalen en de knoop door te hakken.

Gelukkig zijn er meerdere dagen in een week en jaar en volstaat het vaak de projecten op het werk of de activiteiten buiten het werk te spreiden zodat je verschillende prioriteiten goed aan bod komen. 

Soms echter valt het op hetzelfde moment en dan moeten we toch een keuze maken. Hier is een eenvoudige oplossing voor: kop of munt. Bepaal welk project kop is en welk munt en neem vrede met het resultaat. Begin je voor jezelf argumenten te verzinnen om toch het andere project eerst te doen, doe dat dan en neem daar vrede mee. De keuze moet gemaakt worden.

We kennen onze keuzes wel, maar worden continu afgeleid.

Je begint met een duidelijk plan aan je werkdag, per anderhalf uur weet je wat je gaat doen en vervolgens word je afgeleid en voor je het weet is er weer een halve dag voorbij. Dat komt omdat we ons laten afleiden. De éne keer door een leuk gesprek dat echter veel te lang duurt, de andere keer door een leuk artikel op internet of een leuk interview op de radio.

Rond je gesprek af, mail jezelf dat artikel om het later te lezen, beluister dat radioprogramma op een later moment. De digitalisering heeft ervoor gezorgd dat we meer informatie over ons heen krijgen dan ooit, maar tegelijkertijd heeft het ervoor gezorgd dat we beter de tijd en plaats van alles wat we doen kunnen bepalen. Maak er dan ook gebruik van.

Een andere tip is je omgeving aan te passen aan het werk dat je moet doen. Wil je een artikel schrijven of ideeën bedenken, dan kan je bijvoorbeeld in een rustig cafeetje zonder WIFI gaan werken. Wil je veel mails beantwoorden in korte tijd, dan kan een koptelefoon met aangepaste muziek je de nodige boost geven. 

Doe bovendien wat je kan doen waar je toevallig bent. Zit je in het vliegtuig, dan is lezen of schrijven een uitstekende activiteit. Sta je in de file, dan kan je al je noodzakelijke telefoontjes plegen. Wachtend bij de tandarts, kan je via je smartphone je sociale netwerken onderhouden. 

We stellen werken aan belangrijke zaken uit.

Uit onderzoek blijkt dat we bijna 70 minuten (!) per dag verliezen door uitstelgedrag. Dralen om de telefoon te nemen en dat vervelende gesprek te houden, wachten tot je echt zin hebt om die saaie mail op te stellen, veel te lang nadenken vooraleer je baas te vragen om salarisopslag. Vooral minder aangename taken stellen we met plezier uit, niet wetende dat het de hele dag energie vreet en zo onze productiviteit omlaag haalt. 

Voor kleine, onplezierige taken geldt een vrij eenvoudige regel: 'Eat that frog', eet die verdomde kikker op vooraleer al je kostbare tijd aan zijn kleverige tong blijft hangen. Alles wat je snel kan doen, doe je meteen. Alle onaangename taken die moeten gebeuren en wat meer tijd in beslag nemen, delegeer je of plan je in, bijvoorbeeld kort na de lunch wanneer je je toch minder fit voelt.

Doch ook belangrijke taken durven we op de lange baan schuiven. Soms omdat we ze niet graag doen, maar vooral omdat ze wat meer tijd in beslag nemen of wat moeilijker zijn en een inloopperiode nodig hebben vooraleer je het gevoel hebt dat je progressie maakt. Er is altijd wel een banale activiteit vermomd in een VIP-avondjurk vol toeters en bellen die je aandacht wegneemt van de echt belangrijke taken. Tracht die VIP's te herkennen, ze blinken op je smartphone telkens één van je vrienden iets leuk vindt, ze springen op en neer aan je bureau wanneer het leven van een collega op het spel lijkt te staan, ze laten je geloven dat je wat mist als je niet met hen in die cruciale vergadering zit...

Een eenvoudige tip: plan je echte VIP-tijd in. Zet het zo letterlijk in je agenda: één of meerdere blokken VIP-tijd per dag, gewoon met jezelf of enkele mensen waarmee je aan je doel kan werken. 

We zijn bang voor onze keuzes. 

Een keuze maken betekent expliciet dat je kiest voor het éne en het andere niet doet of later doet. Kiezen voelt dan een beetje als verliezen. Maar meer dan dat nog, zijn we bang om te falen. Als we werken aan iets dat belangrijk voor ons is, dan maken we onszelf ook meer kwetsbaar en krijgen we angst om het verkeerd te doen, dus stellen we uit of beginnen we er gewoon niet aan. Ons laten leiden door de toevalligheden van de dag is gemakkelijker dan kiezen voor het echte werk, en vooral veiliger, want dan hebben wij de beslissing niet genomen en actief gekozen om te doen wat we doen. 

Niet kiezen is echt verliezen. Op korte termijn lijkt het minder energie te vergen om ons te laten leiden door anderen. Jezelf leiden en bewuste keuzes maken is echter de enige manier om zinvol werk te leveren en tevreden te zijn. Daartoe dienen we onze kwetsbaarheid te aanvaarden en los te laten. Falen is relatief. Niet proberen is misschien wel het echte falen.