Wat ga je NIET doen in 2014?

Het nieuwe jaar start morgen. Traditiegetrouw kruipen veel mensen in de pen of in gedachten om de voornemens voor het nieuwe jaar vast te leggen, de éne wat meer bewust dan de andere.

Daar is niets mis mee, meer nog, dat is prima!

Zo las ik dat veel mensen zich voornemen om in 2014 minder tijd op sociale media door te brengen en wat meer IRL met mensen bezig te zijn. Mooi! Op hetzelfde moment zag ik dit in een tijdschrift:

Tja.

Als deze jaarlijks terugkomende voornemens telkens mislukken, wat komt er dan van het voornemen tot minder sociale media gebruik?

Hoe komt het toch dat die voornemens wegsmelten als sneeuw voor de zon, éénmaal we terug enkele weken het nieuwe jaar ingedoken zijn? 

Gebrek aan aandacht?

De oudejaarsperiode is bij uitstek een periode van bezinning en stilstaan bij wat geweest is en wat gaat komen. We putten daaruit de energie om nieuwe plannen in beweging te zetten. Echter na een tijd zijn we gewoon terug aan het werk en beperkt plannen zicht terug tot het dagelijkse werk. Om van je voornemens echt een succes te maken, zullen we dus meer aandacht aan de dag moeten leggen.

Teveel voornemens?

Als ik rond me heen kijk, merk ik dat veel mensen veel voornemens hebben. Dat is tof en getuigt van positieve energie tot verandering. Het nadeel is dat de energie gestoken wordt in het bedenken en vormgeven van al die voornemens, zodat er minder energie overblijft om de voornemens echt waar te maken. Energievoorraad is beperkt en moet goed beheerd worden. Daarom is het beter je te focussen op één goed voornemen, dan er vijf tegelijkertijd te willen oppakken.

Waarom?

Waarom staat dat voornemen op je lijstje? Vertrekt het vanuit een werkelijke innerlijke motivatie of denk je dat het zo hoort? Als de redenen niet van diep in jezelf komen, dan wordt het een pak moeilijker om je voornemen te realiseren. Zo merk je dat mensen die gediagnosticeerd worden met hoge kans op suikerziekte plots wel die taart kunnen laten staan. De echte motivatie en reden is duidelijk. Dat is vaak niet zo voor de voornemens die we maken, omdat er geen echte reden tot verandering is, of omdat de reden toch niet zo zwaar weegt of omdat we de echte reden niet helder op het netvlies hebben. Het helder maken van waarom je dat voornemen wilt realiseren, helpt je al een heel eind op weg.

Waarom niet?

Even belangrijk als weten waarom je een voornemen hebt, is te weten wat je niet zal doen. Vaak worden voornemens ondergesneeuwd onder een teveel aan dagelijkse beslommeringen, teveel verschillende prioriteiten, teveel ja zeggen op alles en nog wat. Als je echt verandering wilt brengen, zal je keuzes moeten maken. Niet enkel in het aantal voornemens, maar ook in de  andere dingen die je dagelijks op automatische piloot doet. Sta stil bij wat je doet en zeg nee tegen die zaken die je niet wilt doen. Maak het jezelf niet moeilijk: lijst op wat je in 2014 niet wilt doen en maak het zichtbaar. Hang daarbij je briefje met wat je wel wilt doen in 2014. Die combinatie regelmatig met aandacht bekijken en toepassen, haalt je voornemen misschien voor eens en voor altijd van het voornemenslijstje... 

Goed leren surfen is een cruciale vaardigheid in dit digitale tijdperk.

credits picture: Zen Gardner

Bedrijven reorganiseren zolang bedrijven al bestaan. Doch de laatste jaren is de frequentie en snelheid waarmee er gereorganiseerd wordt toegenomen. Niet alleen de financiële crisis heeft gezorgd voor de noodzaak aan verandering, maar ook de grote technologische sprongen die gemaakt worden en de evolutie van het internet zorgen voor ongekende impact op ons dagelijkse werk en leven.

Bij reorganisatie gaan er vaak jobs verloren, omdat er bespaard moet worden of omdat de jobs niet meer nodig zijn in dezelfde vorm als voorheen. Bepaalde jobs zoals  een wagenparkbeheerder in een bedrijf houden op te bestaan omdat het werk vereenvoudigd wordt door digitale oplossingen en omdat het resterende werk uitbesteed wordt aan externe leasemaatschappijen die dat werk doen voor verschillende bedrijven tegelijkertijd.  Het aantal management assistentes, vroeger heette dat nog secretaresses -ook een teken van verandering- neemt gestaag af en deze jobs hebben zeker sinds de komst van e-mail een andere invulling gekregen. Meer en meer managers gingen zelf een aantal taken doen, omdat het net zo gemakkelijk was om een e-mail te sturen of een korte presentatie met de nieuwste presentatiesoftware te maken als de nodig uitleg te geven aan iemand anders, die het dan voor je ging doen. Als e-mail al deze impact had, kan je je voorstellen dat de huidige technologie langzaam maar zeker bepaalde taken en dus ook mensen vervangt.

Dat weten we.  Dat weten we al een tijd. De vraag is wat we eraan kunnen of moeten doen. De evolutie gaat verder, daar kan je als individu weinig of niets aan veranderen, al zou je dat soms willen.  Mensen die ontslagen worden, worden genoodzaakt tot stilstaan bij wat ze nadien gaan doen. Sommigen worden op brugpensioen gestuurd, een cheque met de boodschap: je bent te jong om met pensioen te gaan, maar te oud om nog aan de slag te blijven. Deze cheque bepaalt voor veel mensen hun toekomst. Andere mensen worden op straat gezet met wat geld op zak en gaan op zoek naar nieuwe oorden. Hetzelfde doen wat ze altijd al gedaan hebben, in een ander bedrijf? Een totaal andere richting uit? Zelf iets opstarten? Het zijn allemaal valabele en verschillende keuzes, maar wat ze ook gaan doen, stilstaan bij wat er gebeurt en de wereld om je heen zien en begrijpen is een belangrijke stap in de nieuwe richting.

Dat geldt overigens ook voor mensen die niet ontslaan worden en hun plek binnen een bedrijf of organisatie behouden. Je moet tegenwoordig als werknemer een ondernemer zijn: je moet in beweging blijven, tenminste als je niet onderhevig wilt zijn aan de grillen van de markt. Je kan maar best de markt scannen, kennen en een stap voor zijn, door continu bij te leren en bij te sturen en je unieke plaats te bepalen en vorm te geven.  Dat is niet iedereen van natuur gegeven, meer nog, de meeste mensen die dat doen, hebben het gaandeweg geleerd. Sommige mensen zijn geboren om te leren en voor hen is het iets eenvoudiger om de vele veranderingen in de wereld het hoofd te bieden. Anderen zullen het moeten leren, willen ze mee kunnen blijven draaien in een snel veranderende wereld. Leren surfen op de golven van verandering. Je kan er ook voor kiezen om hier niet aan mee te doen en je stil te houden, in de hoop dat de storm overwaait, maar elke surfer weet dat je surfplank in dat geval meteen onder je voeten uit glijdt en je met zekerheid in het water belandt… Je kan ook rustigere waters opzoeken, waar een andere dynamiek heerst, doch die waters zijn er steeds minder en de voorwaarden zijn er anders. Als het een bewuste keuze is, is dat prima. Word je erin gedwongen, dan kan je er zeer ongelukkig van worden.

Het is een keuze, lijkt te gemakkelijk als uitspraak. Natuurlijk zijn er mensen die in omstandigheden zitten waarin er geen echte keuze mogelijk is. Daarom verwijs ik liever naar het begrip ‘verantwoordelijkheid nemen’ dan naar een keuze maken. In zijn boek ‘The Power of Accountability’ schrijven Mark Samuel en Sophie Chiche dat er twee mogelijke reacties zijn die mensen op situaties kunnen hebben: je gedraagt je als slachtoffer of je neemt je eigen verantwoordelijkheid.

Als je op je surfplank staat in een zee die steeds woeliger wordt, kan je reageren als een slachtoffer en meegesleurd worden in een draaikolk richting bodem of je kan verantwoordelijkheid nemen en al je krachten inzetten om de golven het hoofd te bieden en richting volgende golf te surfen. De mensen die goed leren surfen, zijn de mensen die van de golven leren houden en het normaal leren vinden dat ze soms eens in het water belanden om er snel weer uit te krabbelen. Ze hebben geleerd dat vallen erbij hoort en dat opstaan deel van hun sport is. Ze hebben ook geleerd plezier te beleven aan de golven, ondanks het vallen en opstaan.

Goed leren surfen is dan ook één van de meest cruciale vaardigheden voor mensen in dit digitale tijdperk. Leren omgaan met continue verandering en er ondanks het vallen en opstaan, leren van te houden.

Hoe omgaan met al die apps?

Het zijn er veel. Al die applicaties en dan ook nog eens al die websites die iets speciaals doen of kunnen. Het is fantastisch zonder meer, wat we deze dagen kunnen met technologie, maar het laadt ons bakje nog voller dan vol. Hoe kunnen we genieten van een aantal voordelen en toch niet verdrinken in het grote bad van de apps?

Bezint eer ge begint.

Elke dag zie je wel meerdere applicaties en websites de revue passeren. Spring niet meteen op elke nieuwe app, tenzij je er professioneel mee bezig bent en het van belang is dat je bij de 'early adopters' bent. Je kan beter afwachten wat die early adopters ermee doen en als het echt goed is, zal het wel vanzelf boven water en in je aandacht komen. Als je toch al vroeg geïnteresseerd bent, dan kan je er best de reviews eens goed op nalezen en even surfen op het internet naar wat erover gezegd wordt. Zijn er vrienden die enthousiast zijn over de app, dan is dat mooi meegenomen: die ken je immers goed en dan kan je gemakkelijker oordelen of die app ook voor jou waardevol kan zijn of niet.

Probeer de app eens uit.

Soms heb je een app opgeladen waar je vervolgens niet meer naar omkijkt. Heb je er zo een aantal staan? Overweeg ze meteen de prullenbak in te gooien, tenzij je om een goede reden zo lang gewacht hebt voor het eerste gebruik. 

Probeer best een app meteen even uit. Neem er je tijd voor maar ook weer niet te lang. Evalueer snel genoeg of iets de moeite waard is. Merk je na 1 minuut al dat het ding niet naar behoren werkt of de reclame je als fijn zand in de ogen waait, beslis dan meteen die boel uit je gezichtsveld te smashen.

Evalueer en beslis.

Er zijn gelukkig slechts enkele mogelijkheden:

• de app is fantastisch goed: je houdt het en geeft er meteen een speciaal plekje voor op je tablet of smartphone
• de app heeft potentieel, maar je weet het nog niet goed: 'let it be' zongen The Beatles eens, niet wetende dat we dat nog vaak zouden zingen in het digitale tijdperk. Laat het dus even rusten.
• de app is barslecht: smash, game, set en match - over en out ermee, verban het ding naar het eeuwige veld der probeersels

Continu evalueren.

Het spijt me te zeggen dat er geen éénmalige oplossing is om met apps om te gaan. Het is een continu evalueren en herbekijken. Je kan dat inplannen, maar vanochtend las ik dat een mens zo'n kwart van zijn leven wacht op iets of iemand. Een kwart van je leven! (ik geloof het eigenlijk niet). In iedere geval, het klopt dat we vaak wachttijd hebben: in de file, voor de microgolf, bij de tandarts, aan de kassa, voor de lift.... tijd genoeg dus om regelmatig eens je apps te evalueren.

Bedenk bij de evaluatie of je een bepaalde app

• meer wilt gebruiken dan nu: plaats die wat prominenter op je beginscherm en overweeg zeker de updates/upgrades 
• niet meer wilt gebruiken: smash out
• in het twijfelbakje wilt leggen: als je blijft twijfelen over bepaalde apps, categoriseer die dan in een apart vakje "On the way out". Je geeft de app als het ware nog een kans, maar als het niet lukt binnen de volgende 3 maanden, dan smash je die er alsnog uit. Intussen is de app uit je gezichtsveld en als het echt nog enig potentieel zou hebben, zal je het ten gepaste tijde wel terug opscharrelen.

Doch vergeet bovenal niet te genieten van je game !

1-3-5...hoe makkelijk Time Management kan zijn.

Wij hebben allemaal een haat-liefde relatie met lijstjes. Enerzijds houden we ervan (zeker de verlanglijstjes à la bucket-list waarbij we dromen noteren, stellen we graag samen), maar anderzijds verwensen we ze ook vaak naar oorden waar we zelf niet snel willen komen. Zoals dat dagelijkse actielijstje, gevuld met belangrijke en minder belangrijke zaken, groeiend doorheen de dag, gevuld met allerlei dingen die in ons hoofd rondspoken en die we zo snel mogelijk uit ons leven willen bannen.

In 'Time Management verwijdert je van je doel' gaf ik al aan dat je keuzes zal moeten maken als je geen slaaf van je lijstjes wilt worden. Gisteren las ik via Lifehacker een manier die je daarbij kan helpen: de 1-3-5-regel.

Deze regel komt erop neer dat je niet de hele dag door het gevecht aangaat met je to do-lijst, maar je veel productiever zal voelen door een prioriteitsregel toe te passen, zoals de 1-3-5 regel.

Plan elke dag één grote actie die je wilt verwezenlijken, drie medium zaken en vijf kleinere acties. Daardoor wordt je to do-lijst automatisch gereduceerd tot een negental items en laat je de andere minder relevante zaken voor wat ze zijn. Die kan je wel ergens noteren of plannen om later te bekijken, maar je laat ze niet toe te komen spoken doorheen de dag.

Zo heb ik zelf een bucket-list, een back-burner lijst en een inspiratielijst, maar daarover later meer...

De hele dag door creatief proberen zijn zonder planning, is als pingpongen met 10 balletjes tegelijk.

Veel mensen vinden structuur vies. Vooral mensen die het woord creativiteit in hun LinkedIn profiel hebben staan, durven al eens scherp uit te halen richting structuur en proces. Ik snap dat wel. Als je creatief ingesteld bent, wil je met rust gelaten worden in je creatie en wil je de volle vrijheid krijgen over wat je doet, waar je dat doet, met wie, wanneer en hoe. Structuur en proces introduceren lijkt die vrijheid in één hap weg te slokken.

Doch zal af en toe een enkele, zeer productieve creatieveling toegeven dat hij zijn succes te danken heeft aan structuur (buiten talent, inventiviteit en doorzettingsvermogen uiteraard ;-)). Structuur zorgt juist voor vrijheid. 

Hoe dan?

Zonder structuur dreigen je creatieve inspanningen uit te monden in half afgewerkte producten waar niemand op zit te wachten of waar mensen lang geleden op zaten te wachten en nu niet meer. Tenzij je creatief bent als doel op zich, lijkt dit geen goede aanpak.

Als je wilt leven van je creativiteit, kan je maar beter productief zijn en zaken maken die (ook) geld in het laatje brengen. Immers, een basisinkomen is noodzakelijk om je vrijheid te behouden, anders word je gevangene van je financiële stress. Stress en creativiteit, ik weet niet of er onderzoek naar gedaan is, maar het lijkt geen goed huwelijk.

De hele dag door creatief zijn, tja...

Door aangepaste structuur in je werk aan te brengen, creëer je momenten waarin je vrij en creatief aan de slag kan. Ik heb nog niemand ontmoet die me toefluisterde dat hij de hele dag door creatief is. Je plant creatieve momenten in op die tijdstippen van de dag waarvan je (uit ervaring) weet dat je op je best bent, fris en monter, geïnspireerd en actief. Deze tijdstippen zijn zeer persoonlijk en dus verschillend van individu tot individu. Daarnaast creëer je de juiste omstandigheden, zoals bijvoorbeeld muziekje op de achtergrond, koffie binnen reukafstand, je favoriete pen in de aanslag, ... of ga je naar een plek waar je geïnspireerd kan werken, zoals een hoektafeltje in een bruin café zonder bekend volk of een picknicktafel met zicht op een boom waarvan je de scheve stam nooit eerder had opgemerkt.

Ik impac, jij impact!

De hele dag door creatief proberen zijn zonder planning, is als pingpongen met tien balletjes tegelijk, je krijgt er uiteindelijk geen één onder controle. Planning en structuur aanbrengen daarentegen, laten je toe gericht te werken en productief te zijn, waardoor je impact toeneemt. En is dat niet uiteindelijk wat elke creatieve mens wilt: impact?

Tijd...uren, minuten, seconden, te weinig...druk, druk, druk.

Vorige vrijdag ging de maandelijks Twunch (Twitter netwerk lunch) van de Straffe Madammen door bij Telenet in Mechelen. Een straffe Twunch, dat was het zeker. Meer dan 60 mensen hadden zich ingeschreven voor deze veelbelovende Twunch, die de verwachtingen ook meer dan ingelost heeft. Alleen spijtig dat zoveel mensen om verschillende redenen last-minute moesten afzeggen, want er is zo weinig tijd in een dag en zo'n Twunch moet in de meeste gevallen al snel het onderspit delven in de concurrentiestrijd met dringende en belangrijke zaken.

Ik hou me professioneel bezig met het verhogen van productiviteit. Wanneer ik zeg dat ik Time Coach ben, zie ik vaak iets in de ogen van mijn gesprekspartner dat lijkt op onderstaande foto. 

Tijd...uren, minuten, seconden, te weinig...druk, druk, druk.

Bij het begrip 'tijd' denken mensen immers spontaan aan uren en minuten en het 'te weinig ervan' in een dag. Ik ga niet beweren dat dit niet zo is of voelt, maar er is meer dan tijd zien als een absoluut getal. 

Neem nu deze Twunch. Die neemt 2 tot 3 uur van je tijd in beslag, dat is waar, maar die geeft je minstens het dubbele van die geïnvesteerde tijd terug in de vorm van extra energie, inzichten, ideeën en contacten. Alleen is dat niet meetbaar, en de absolute tijd die we er doorbrengen des te meer.

Toegegeven, deze Twunch overtrof alle voorgaande in energieniveau (en de vorige Twunches waren ook al zo goed). Al bij het binnenkomen van de ruimte bij Telenet zinderde er wat. Toen de dames van Telenet ons vervoegden, ging de energie pas echt de hoogte in, via persoonlijke getuigenissen van Martine Tempels en Ann Caluwaerts, langs anekdotes door het voltallige (vrouwelijke gedeelte van het) directieteam tot de apotheose in de gedaante van Sandra Porter. Deze dame is de mama van John Porter, huidige CEO van Telenet, was voorheen een actieve feministe en momenteel doceert en verspreidt ze transformerend leiderschap. 

"Leadership does not come to you just because you are smart - it is a skill" was één van haar vele mooie uitspraken vrijdagmiddag.

Dit geldt ook voor leiding nemen over je tijd. Het komt niet zomaar vanzelf aanwaaien. Er bestaat geen echte shortcut voor. Het is een levenslang te beoefenen vaardigheid, één van keuzes maken en de overtuiging hebben dat tijd meer is dan seconden tellen, dat productiviteit meer is dan efficiëntie en ook te maken heeft met consequent plannen, blijven kiezen en gebruik maken van jouw persoonlijke energie en die van anderen.

Daarvoor is heel veel zelfkennis nodig, een grote overtuiging, ijzersterke discipline en een vermogen tot samenkomen en samenwerken. Soms lukt het ons en soms ook weer niet, maar als je die cocktail telkens beter leert maken en drinken, kan je vaker genieten van de vele cocktails aan invloeden en inspiratie op Twunches en andere bijeenkomsten. Ik blijf in ieder geval oefenen, want de uurtjes doorgebracht op zo'n Twunch zijn meer dan de moeite waard!

Dank aan Elke Jeurissen, Martine Tempels, Ann Caluwaerts, Claudia Poels, Birgit Conix, Sandra Porter en John Porter voor deze energieke Twunch. Voor meer info: www.straffemadammen.com.